Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Laatimispäivämäärä: 9.4.2010

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Retkeilymajajärjestö - SRM ry
Y-tunnus: 0202275-6
Yrjönkatu 38 B 15
001001 Helsinki
Puh. (09) 565 7150
s-posti: info@srm.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Maarit Kokko, varaussihteeri
Suomen Retkeilymajajärjestö - SRM ry
Y-tunnus: 0202275-6
Yrjönkatu 38 B 15
001001 Helsinki
Puh. (09) 565 71516
s-posti: maarit.kokko@srm.fi

3. Rekisterin nimi
Suomen Retkeilymajajärjestön - SRM ry asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on SRM ry:n asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden jäsenyyksien arkistointi. Rekisterin tietoja käytetään omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt.
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, muuttaa ja poistaa itseään koskevia tietoja rekisteristä. Rekisterin asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
• Asiakkaan etu- ja sukunimi
• Kotipaikka
• Syntymäaika
• Sähköpostiosoite, jos asiakas on antanut luvan käyttää sitä
• Jäsennumero
• Jäsenyyden loppumisaika
• Jäsenyyden hinta
• Jäsenyyden hintaan vaikuttava muun järjestön/organisaation jäsenyys
• Asiakastyyppi

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy kun asiakas liittyy jäseneksi tai ostaa tuotteen verkkokaupasta. Asiakastietoja kartutetaan myös erilaisissa markkinointitilaisuuksissa joissa asiakas ilmoittaa itse haluavansa asiakasrekisteriimme.

Asiakasrekisterissä oleville henkilöille, jotka ovat antaneet luvan lähettää sähköpostitse tiedotteita, lähetetään neljä kertaa vuodessa ilmestyvä verkkolehti Hostelliviesti sekä mahdollisesti muita tiedotteita.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta Suomen Retkeilymajajärjestön ulkopuolelle.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta Suomen Retkeilymajajärjestön ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisteriä käsitellään ehdottoman luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta.
Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. ATK-pohjainen järjestelmä sijaitsee yrityksen suojatussa sisäisessä verkossa. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Näitä ovat varaussihteeri, kenttäsihteeri sekä tiedottaja.
Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.